Property management: Guida al Contratto del Property Manager

Esplora un contratto di Property Manager, scopri le competenze necessarie e le domande frequenti in questo campo. Ecco una panoramica completa sul Property Manager

L’offerta turistica, negli ultimi anni, è cambiata si è progressivamente evoluta.

Non più solo soggiorni brevi in albergo o affitti lunghi in case vacanze. Oggi, la crisi economica e le notevoli pressioni lavorative, in molti casi, consentono brevi periodi di vacanza in case di villeggiatura in montagna o al mare. Per tali motivi, recentemente, la richiesta di affitti brevi per motivi turistici, ha avuto un netto aumento. Tale cambiamento ha consentito la nascita di nuove figure professionali, che si occupano, al posto del proprietario, di gestire gli immobili che, per qualche motivo o che per qualche breve periodo, non sono da questi utilizzati.

Fra tali nuove figure vi è il Property Manager, un professionista (anche persona giuridica), esperto in campo immobiliare, con mansioni diverse, ma molto specifiche. 

Chi è il Property Manager

Per dare una definizione del Property Manager più attuale e aderente al contesto economico-sociale in continua evoluzione, occorre preliminarmente individuare le attività che generalmente tale nuova figura professionale svolge. Al riguardo, è importante precisare che, le attività che tale soggetto svolge dipendono strettamente dalla tipologia di immobile ma, in linea generale, è possibile individuare taluni settori, generalmente affidati al Manager, ovverosia il management del patrimonio immobiliare operativo, amministrativo e tecnico.

L’obiettivo del Property Manager è essenzialmente occuparsi dell’immobile per conto del proprietario, al fine di far conseguire a questi un guadagno dall’affitto.

Il Property Manager è dunque un professionista, che si occupa della profittevole gestione delle proprietà di altro soggetto, di solito, il proprietario dell’immobile oggetto di locazione turistica.

Chi può diventare un Property Manager per affitti brevi

Per diventare Property Manager non esiste un percorso specifico.

Chi si affaccia a questa professione deve possedere determinate competenze tecniche, fiscali e amministrative, che possono essere conseguite sia seguendo un determinato percorso di laurea, che consenta l’acquisizione di una specifica preparazione giuridica, economica o tecnica, sia attraverso percorsi professionali, finalizzati alla formazione sul campo del professionista, come periodi formativi in alberghi o altre strutture turistiche. Successivamente a tali periodi formativi, accademici o professionali, occorre accumulare esperienza con il lavoro il più possibile, iniziando a gestire dapprima piccole unità abitative, per un determinato target di ospiti e, successivamente, una volta fatto un buon bagaglio, incrementare, per numero e tipologia, gli immobili da gestire.

Quali sono le principali qualità necessarie per eccellere nel ruolo di Property Manager

Come rilevato, la formazione accademica o professionale, rappresenta la base sulla quale costruire l’esperienza necessaria, acquisendo competenze specifiche, che non possono essere conseguite con il solo studio, ma necessitano di una più significativa parte pratica.

In linea generale, le competenze, che caratterizzano la figura del Property Manager sono essenzialmente di carattere:

• organizzativo e operativo, ovvero coordinamento dei servizi di pulizia e pianificazione e gestione del check in e check out;
• finanziario, ossia capacità di gestire le risorse, i pagamenti, le spese, al fine di ottimizzare la redditività dell’investimento;
• conoscitivo come conoscenza approfondita della normativa e del mercato immobiliare, non solo a livello nazionale e locale, dunque, ma anche e soprattutto essere in grado di districarsi in un coacervo di normative non sempre facile da interpretare per le numerose lacune normative.

Oltre a tali competenze più specifiche e tecniche, per svolgere tale professione con successo, occorre possedere e affinare caratteristiche personali e caratteriali per poter gestire eventuale personale, ospiti con specifiche esigenze e possibili lamentele. Si tratta di quelle attitudini caratteriali, che oggi sono annoverate fra le c.d. Soft skills.

Fondamentali si rivelano, in tale senso, le abilità comunicative, la capacità di gestione e le doti da leadership, che possono essere approfondite in percorsi di studio, ma devono certamente essere patrimonio personale del Property Manager.

Quali competenze tecniche, fiscali e amministrative sono essenziali per un Property Manager

Oltre alle competenze personali e al percorso di studio o professionale, vi sono altre conoscenze più tecniche, che completano la figura del Property Manager.

Si tratta di competenze tecniche, fiscali e amministrative.

Da un punto di vista tecnico, il Property Manager dovrebbe:

• conoscere i principali sistemi informatici ed eventuali software gestionali usati nel settore immobiliare, come PMS (Property Management System) per la gestione degli immobili o altri strumenti finalizzati per la compilazione e l’inserimento di dati o per migliorare i costi e l’efficienza energetica;
• avere qualche rudimento in materia di impianti (idraulico, elettrico, riscaldamento), al fine di eventualmente valutare, nell’emergenza, eventuali interventi da effettuare;
• essere confidente con le principali piattaforme online e vari siti web, o sistemi come Channel Manager per la sincronizzazione dei calendari e tariffe tra piattaforme e per svolgere attività di promozione dell’immobile (Airbnb, Booking.com, ecc.).

Diverse sono le competenze di carattere amministrativo, infatti, il Property Manager deve:

• essere preparato in contrattualistica con particolare riguardo alla materia di locazioni brevi, sapere gestire la registrazione dei contratti nel caso di durata superiore a 30 giorni;
• saper gestire le prenotazioni, tenere registri per l’annotazione delle presenze e effettuare eventuali pagamenti e report mensili al proprietario.

Il Property Manager deve, inoltre, avere anche specifiche competenze e conoscenze di carattere fiscale, quali in particolare:

• conoscenza di normative in tema di locazioni brevi, regimi fiscali, cedolare secca, ritenute di acconto;
• gestione di documenti contabili come fatture e ricevute;
• pagamento di imposte di soggiorno, qualora dovute secondo la normativa locale;
• conoscenza dei principali codici tributo e del modello F24, per il versamento delle imposte.

Come si possono determinare tariffe dinamiche e competitive sul mercato

Nel mondo delle locazioni brevi, la redditività può essere influenzata da diversi fattori variabili anche in modo molto repentino. Per massimizzare i profitti e rimanere competitivi sul mercato, chi opera nel settore degli affitti brevi si serve di specifici sistemi, che analizzano e regolano in modo automatico i prezzi in tempo reale. In tale senso, si parla di tariffe dinamiche, ovverosia strategie, che prevedono la modifica delle tariffe delle camere su base giornaliera, talvolta anche infragiornaliera, in base alle condizioni di mercato in tempo reale.

Diversi sono i fattori che influiscono sulla variazione delle tariffe.

A titolo esemplificativo, possono far oscillare i prezzi la stagionalità, i giorni della settimana (il martedì generalmente ha una tariffa sensibilmente più bassa rispetto ad altri giorni della settimana, in particolare rispetto al week and e anche al lunedì), eventuali eventi, che si svolgono nei giorni della prenotazione, il tasso di occupazione di altre strutture con caratteristiche analoghe, il numero complessivo di giorni prenotati.

Tenendo bene a mente tali elementi, per determinare tariffe dinamiche competitive è utile:

• analizzare il mercato locale, prendendo, quale parametro di riferimento, una zona molto vicina e limitata;
• confrontare immobili, che abbiano caratteristiche analoghe o quantomeno assimilabili;
• esaminare i prezzi di altri host;
• fissare una tariffa minima e massima;
• analizzare il tasso di occupazione anche confrontandolo con dati storici;
• fare una attenta valutazione dei costi di eventuali servizi aggiuntivi, in base al numero di ospiti, di giorni prenotati e di richieste pervenute.

Si tratta di analizzare dati in continua evoluzione, un lavoro tutt’altro che agevole, per il quale oggi sono disponibili, una serie di sistemi informativi di supporto.

Quali sono le norme turistiche e degli affitti brevi da conoscere

Come rilevato, il settore degli affitti brevi è regolamentato da una normativa a tratti “confusa”.

Nel nostro ordinamento, non esiste, infatti, una legge che disciplini e regolamenti in maniera unitaria e puntuale il settore delle locazioni turistiche. Ciò in considerazione anche del fatto che si tratta di un ambito di materia recente e in continua evoluzione.

Ciò significa che, al fine di avere un quadro completo delle norme turistiche, degli adempimenti, oneri e condizioni, per svolgere l’attività di locazione, occorre comporre un puzzle di norme, che si rinviano vicendevolmente.

Come noto, il primo riferimento nel settore turistico è rappresentato dal c.d. “Codice del Turismo” (D.Lgs. n. 79/2011), relativo alle “Locazioni ad uso abitativo aventi finalità turistiche” e dall’art. 53 che, a sua volta, rinvia alle disposizioni del codice civile in tema di locazione e, in particolare, all’art. 1571 ss, che definiscono, in generale, la locazione come il contratto con cui una parte si obbliga a far godere all’altra una cosa per un certo tempo e un determinato corrispettivo.

Ulteriore tassello normativo è rappresentato dal Decreto Legislativo n. 50/2017, che fornisce una definizione di locazioni brevi, il trattamento fiscale applicabile (ordinario, rilevante ai fini IRPEF o alternativo rappresentato dalla cedolare secca).

A tale coacervo di norme di carattere generale, si aggiungono i vari regolamenti e leggi a livello locale, in particolare comunale e regionale, che integrano la normativa generale molto generica, prevedendo specifici adempimenti, validi ed efficaci limitatamente al territorio di competenza. Tale panorama legislativo si è delineato a seguito della sentenza n. 80/2012 resa dalla Corte Costituzionale, che ha espressamente attribuito il settore delle locazioni turistiche come competenza degli enti locali.

Tali norme infatti possono statuire anche in modo differente:

• adempimenti e obblighi per l’avvio dell’attività di locazione turistica e la relativa gestione;
• caratteristiche e requisiti minimi indispensabili per l’esercizio dell’attività;
• obblighi di presentazione della SCIA (Segnalazione Certificata di Inizio Attività), Codice identificativo (CIR, CIN);
• requisiti igienico-sanitari e di sicurezza, che possono anche variare da Comune a Comune;
• trattamento fiscale, come la tassa di soggiorno, prevista in alcuni Comuni a differenza di altri.

Altro riferimento normativo, è rappresentato dal T.U.L.P.S. (Testo Unico Leggi Pubblica Sicurezza) che, all’art. 109, prevede un obbligo di informativa degli ospiti alla questura entro 24 ore dall’arrivo, tramite portale Alloggiati Web della Polizia di Stato.

Quali sono i punti principali di un contratto di mandato per un Property Manager

Esaminata la figura, il ruolo e le competenze del Property Manager, è possibile soffermarsi sul contratto di mandato con il quale si conferisce a tale soggetto la gestione delle proprietà.

Preme rilevare come, il contratto di mandato per l’incarico può avere una struttura e un contenuto molto variabile, in considerazione delle caratteristiche degli immobili la cui gestione è affidata al Property Manager, dei territori dove insistono le proprietà e delle specifiche esigenze del proprietario. In linea generale, tuttavia, un contratto di mandato concluso con il Property Manager dovrebbe prevedere:

• individuazione chiara delle parti contrattuali, mediante l’inserimento di dati e indicazione della natura giuridica del Property Manager (persona fisica o giuridica);
• l’oggetto del contratto gestione ordinaria e straordinaria dell’immobile, anche in relazione ai rapporti con inquilini, fornitori, assicurazioni;
• le principali prestazioni previste in capo a entrambe le parti;
• responsabilità di ciascuna parte contrattuale.

Quali sono le clausole che devono essere assolutamente incluse nei contratti di mandato con un Property Manager

Individuata la struttura principale di un contratto di mandato, vi sono poi specifiche clausole, in merito alla durata della locazione e alle possibili clausole che, se possibile, è bene inserire nell’accordo, a tutela di entrambe le parti.

Si tratta, nello specifico, di clausole indicanti:

• durata del contratto: è opportuno inserire quanto più possibile dati chiari e specifici come la data di inizio e la data di fine, nonché eventuali rinnovi automatici alla scadenza;
• clausole di disdetta ed eventuale termine di preavviso;
• modalità di corresponsione del pagamento: date degli addebiti ed eventuali voci di spesa rimborsabili;
• obblighi del mandante (accesso all’immobile, garanzia di fondi necessari e manleva da eventuali e specifiche responsabilità) e del mandatario (oltre ai doveri di diligenza, obbligo di comunicazione e informativa verso il proprietario, nonché rispetto delle direttive e del mandato);
• limiti delle responsabilità di entrambe le parti e gestione degli eventi determinati da causa di forza maggiore o accadimenti imprevedibili;
• clausole di riservatezza e protezione dei dati di cui si viene a conoscenza, in ragione del contratto;
• foro competente e legge applicabile in caso di controversie fra le parti.

Come gestire gli annunci su piattaforme online come Airbnb e Booking.com

Per riuscire a ottenere importanti risultati, anche in termini economici dallo svolgimento di una attività di affitti brevi, è necessario raggiungere un numero sempre più ampio di potenziali ospiti, affidandosi a piattaforme on-line, note alla stragrande maggioranza della popolazione, pubblicando annunci di immobili disponibili. Per realizzare tale risultato è importante saper gestire gli annunci su piattaforme on-line, in modo professionale e sistematico e con l’aiuto strumenti informatici ad hoc creati.

Per gestire efficacemente gli annunci, può rivelarsi utile creare contenuti immediati e completi, inserendo:

• titoli appropriati al contesto, capaci di attirare l’attenzione di potenziali clienti;
• foto ad alta qualità e rappresentative della maggior parte dei locali di cui si compone l’immobile, valorizzando le caratteristiche positive come la posizione (indicando se la casa si trova al centro o vicino a luoghi di attrazione come il mare o le piste da sci);
• immagini dei luoghi circostanti, rivelative di eventuali attività, che si possono svolgere;
• descrizione appropriata, con un linguaggio corretto, professionale, ma in ogni caso accogliente.

Come gestire un sito web per le prenotazioni dirette

L’alternativa alla pubblicazione di annunci su piattaforme note è creare un proprio sito web per gestire in autonomia le prenotazioni dirette. Ciò in quanto tali siti, pur rappresentando una ottima opportunità per farsi conoscere, richiedono il pagamento di commissioni che, in alcuni casi, non è sempre possibile sostenere, soprattutto all’inizio.

La gestione autonoma delle prenotazioni non può essere improvvisata, ma esige una preparazione e una capacità di non poco conto.

Il sito web deve essere senza dubbio accattivante, ma, al tempo stesso, di facile e immediata consultazione dalla massa, per raggiungere il maggior numero di potenziali clienti.

Sul sito è opportuno che sia presente:

• una homepage, dove ci si presenta e sia indicato cosa si offre;
• la pagina degli alloggi, con relative foto e descrizione delle caratteristiche principali e dei prezzi;
• la prenotazione deve essere facile e veloce, con l’indicazione di un calendario interattivo, le modalità di pagamento (più sono numerose, più ospiti si riesce ad accontentare), predisposizione di mail anche automatiche di conferma;
• la pagina dedicata ai recapiti (mail, contatto telefonico diretto per consentire al cliente di ogni fascia di età di potersi interfacciare con chi gestisce la struttura);
• pagina indicante le regole di soggiorno (a esempio check-in/out), politica chiara di cancellazione;
• ampio spazio dedicato alle recensioni dei clienti ai quali è necessario rispondere, in modo accogliente e proattivo, anche in caso di critiche.