Software gestione affitti brevi: come scegliere il miglior gestionale per locazioni turistiche

Una panoramica completa sulle caratteristiche e principali vantaggi (risparmio di tempo, riduzione degli errori, gestione centralizzata) del software per affitti brevi, tool oggi imprescindibile.

Gestire affitti brevi può sembrare un gioco da ragazzi: qualche foto accattivante, un annuncio online sui portali Airbnb e Booking.com e il gioco è fatto. Ma chi è nel settore sa bene che dietro ogni prenotazione c’è un mondo di attività da coordinare.
Dalla gestione delle prenotazioni alla comunicazione con gli ospiti, dalla sincronizzazione dei calendari alla contabilità, ogni dettaglio conta. Ecco perché dotarsi di un software gestionale per affitti brevi adeguato non è solo una comodità, ma una vera e propria necessità per chi vuole operare con professionalità nel mercato delle locazioni turistiche.

Un Property Management System (PMS) per affitti brevi è un software che consente di gestire in modo centralizzato tutte le operazioni legate alla propria attività di locazione turistica e rappresenta il cuore del software per la gestione degli affitti brevi, poiché integra strumenti fondamentali per il controllo delle prenotazioni, la gestione degli ospiti e l’amministrazione.

Vediamo insieme cosa rende davvero utile un software per affitti brevi e quali funzioni ti servono per scegliere quello che si adatta al tuo modo di lavorare.

Perché scegliere un software per affitti brevi

Se gestisci anche solo una o due proprietà, probabilmente già ti sei chiesto: “Come posso automatizzare la gestione dei miei affitti brevi?”. La risposta sta tutta qui: un buon software gestionale per casa vacanze ti permette di centralizzare e automatizzare processi che altrimenti richiederebbero ore di lavoro e mille fogli Excel.
Dalla sincronizzazione delle disponibilità su più portali all’invio automatico delle conferme per gli ospiti, dalla gestione delle cauzioni al calendario delle pulizie, tutto viene gestito in modo più fluido, riducendo il margine di errore e liberando tempo prezioso che potrai dedicare a migliorare l’esperienza dei tuoi ospiti o a espandere il tuo business.

Le funzionalità principali in un gestionale per affitti brevi

Ma quali funzionalità dovrebbe avere un software per la gestione degli affitti brevi? Ecco una panoramica delle caratteristiche fondamentali:

Channel Manager integrato per affitti brevi: per sincronizzare automaticamente disponibilità e tariffe su tutte le piattaforme di prenotazione, evitando overbooking e discrepanze tra i calendari dei diversi portali online. Una funzionalità che diventa indispensabile quando le proprietà aumentano e non puoi più permetterti errori o di accendere il pc ogni volta e aggiornare manualmente tutti i tuoi calendari e tariffe.

Gestione prezzi dinamici per affitti brevi: è una funzionalità fondamentale dei moderni software per la gestione degli affitti brevi, che consente di ottimizzare automaticamente le tariffe in forma dinamica sulla base di diversi fattori, per garantire la massima competitività.

Booking Engine per prenotazioni dirette: ricevere prenotazioni dal tuo sito web, senza dover pagare commissioni a terze parti, è una strategia efficace per aumentare i margini e costruire un rapporto diretto con i tuoi ospiti. Esistono software che offrono un sistema di prenotazione completo per affitti brevi: assicurati che il tuo lo includa.

Automazione della comunicazione: dalle email pre soggiorno ai messaggi di follow-up post check-out, un software ben progettato deve permetterti di impostare risposte automatiche personalizzabili. E con una Inbox Unificata potrai tenere sotto controllo tutte le conversazioni, da qualsiasi portale.

Gestione del check-in e invio automatico dei dati alle autorità: semplifica l’invio dei dati alle schedine alloggiati e al portale ISTAT. Alcuni software, come Lodgify, automatizzano anche questo passaggio, aiutandoti a restare conforme alla normativa senza stress.

Pagamenti e contabilità: il gestionale ideale ti permette di elaborare pagamenti online in modo sicuro, generare ricevute elettroniche rispondendo all’esigenza di fatturazione automatica, gestire tasse e commissioni, monitorare spese e incassi. Ti sei mai chiesto come un software può aiutarti a gestire le spese e la contabilità dei tuoi affitti brevi? Questo è esattamente il punto.

Gestione delle attività e dei promemoria: un buon software dovrebbe supportarti anche nella parte operativa, aiutandoti a gestire lavori, manutenzioni e scadenze. La possibilità di assegnare task al tuo team o alle tue collaboratrici delle pulizie è fondamentale.

Reportistica affitti brevi: un elemento fondamentale di un buon software per la gestione degli affitti brevi è la funzionalità di reportistica avanzata, che consente al proprietario o al property manager di monitorare l’andamento della propria attività in modo semplice e preciso.

Archivio elettronico per documenti: non da meno è la necessità di conservare in modo ordinato contratti di locazione, documenti degli ospiti e ricevute. Anche se non tutti i software gestionali offrono questa funzione in modo nativo, è importante scegliere una piattaforma di gestione locazioni turistiche che permetta almeno di collegare o integrare facilmente sistemi esterni di archiviazione. Questo aspetto è particolarmente utile se lavori come property manager per conto dei proprietari: in quel caso, avrai bisogno di conservare anche documenti fondamentali come il mandato di rappresentanza, indispensabile per gestire gli immobili in nome altrui.

Come scegliere il software più adatto alle proprie esigenze

La scelta del software per gestione affitti brevi non è semplice. Per orientarsi, bisogna considerare determinati elementi fondamentali, come:

• il numero di immobili da gestire e la complessità dell’attività;
• la facilità d’uso dell’interfaccia e la disponibilità di assistenza clienti;
• la compatibilità con gli strumenti già utilizzati (es. sito web, contabilità);
• i costi: è importante valutare i piani tariffari e il rapporto qualità-prezzo in base alle funzionalità offerte;
• sicurezza e conformità normativa: un buon software gestionale per affitti brevi deve garantire la conformità al GDPR per la tutela dei dati personali degli ospiti, adeguati sistemi di sicurezza avanzati per la protezione di informazioni sensibili e la possibilità di inviare automaticamente i dati agli Alloggiati Web e agli enti preposti alla riscossione dell’imposta di soggiorno.

La soluzione completa e intuitiva per gestire le tue locazioni turistiche

Tra le diverse opzioni di software per affitti brevi disponibili sul mercato, Lodgify è una delle soluzioni più apprezzate da chi gestisce locazioni turistiche. Con una suite di strumenti completa, dal channel manager al booking engine, dalla messaggistica automatica alla contabilità, Lodgify permette di gestire l’intera attività da un’unica piattaforma e costruire il proprio sito web con un dominio personalizzato.
La sua interfaccia è pensata per essere intuitiva anche per chi non ha competenze tecniche, e i modelli di sito web offerti sono completamente personalizzabili. In più, include funzionalità come l’archivio elettronico, l’invio dei dati alle autorità e la gestione dei pagamenti, per aiutarti a lavorare in modo più efficiente e conforme alle normative.

Considerazioni finali

Scegliere il software giusto non è solo una questione di funzioni, ma di visione. È una decisione strategica che impatta ogni giorno sulla qualità del tuo lavoro. Valuta le tue priorità, approfitta della prova gratuita di Lodgify o prenota una dimostrazione gratuita del software.
Un buon gestionale per affitti brevi non è una spesa, ma un alleato in cui investire. Uno di quelli che lavora con te, e a volte anche al posto tuo.

FAQ

Come funziona un software gestionale per affitti brevi?

Un software gestionale per affitti brevi funziona come una piattaforma centralizzata che permette di controllare e automatizzare tutti gli aspetti legati alla gestione delle proprietà destinate a locazioni turistiche e affitti brevi.

Quali funzionalità deve avere un buon software per la gestione delle locazioni turistiche?

Si rimanda alla sezione dell’articolo Le funzionalità principali in un gestionale per affitti brevi.

Esiste un software gratuito per la gestione degli affitti brevi?

Alcuni gestionali offrono versioni base gratuite, ma spesso limitate nelle funzionalità.

Il software permette il check-in online?

Sì, molti software integrano funzioni di check-in da remoto e raccolta documenti.

Posso sincronizzare i calendari con Airbnb e Booking?

Sì, un buon gestionale ha un channel manager che evita le doppie prenotazioni.

Il software permette di emettere ricevute o fatture per gli affitti brevi?

Sì, la maggior parte dei gestionali permette di generare ricevute e fatture in pochi clic.

Il software per affitti brevi include la gestione dell’imposta di soggiorno?

Sì, molti software per la gestione degli affitti brevi includono strumenti specifici per gestire l’imposta di soggiorno in modo semplice e automatizzato.

I software per affitti brevi rispettano la normativa sulla privacy (GDPR)?

Sì, i migliori software per la gestione degli affitti brevi sono progettati per essere conformi al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), obbligatorio in tutta l’Unione Europea per la tutela dei dati personali.

Come scegliere il software giusto per la gestione di case vacanza?

Si rimanda alla sezione dell’articolo Come scegliere il software più adatto alle proprie esigenze.

È possibile gestire il check-in da remoto con un software per affitti brevi?

Sì, molti software per la gestione degli affitti brevi offrono funzionalità specifiche per il check-in da remoto, che consentono di accogliere gli ospiti senza essere fisicamente presenti.

Il software consente l’invio automatico dei dati agli Alloggiati Web?

Sì, diversi software per la gestione degli affitti brevi offrono la possibilità di inviare automaticamente i dati degli ospiti al portale Alloggiati Web della Polizia di Stato, come previsto dalla normativa italiana.

Il software offre un’app mobile per la gestione degli affitti brevi?

Sì, molti software per la gestione degli affitti brevi mettono a disposizione un’app mobile che permette ai proprietari e ai property manager di gestire la propria attività in modo semplice e veloce direttamente da smartphone o tablet. L’app per case vacanze di Lodgify consente di gestire prenotazioni, calendari, personale e comunicazioni con gli ospiti da qualsiasi luogo.