Alloggiati Web: guida completa per navigare nel Servizio Alloggiati

Come funziona il Servizio Alloggiati della Polizia di Stato

Il Servizio Alloggiati (o anche Portale Alloggiati Web) è il portale telematico della Polizia di Stato, appositamente istituito per consentire a gestori di strutture ricettive e locazioni brevi di trasmettere in modalità telematica le generalità delle persone alloggiate, ai sensi di legge. L’obbligo di trasmissione dei dati degli alloggiati è previsto dal T.U.L.P.S. (Testo Unico delle Leggi della Polizia di Stato) risalente all’anno 1931 (art. 109 del R.D. 18 giugno 1931, n. 773) e fino al 2013 avveniva attraverso compilazione di schedine cartacee, che venivano consegnate di persona al competente commissariato di P.S.

Il T.U.L.P.S. prevede infatti che:

• si può fornire alloggio soltanto a persone munite di documento che consente di attestarne l’identità (carta d’identità, patente, passaporto, ecc…);
• le generalità delle persone alloggiate devono essere comunicate alle questure competenti entro 24 ore dal loro arrivo.

Nel corso degli anni la normativa sull’obbligo di trasmissione dei dati degli alloggiati ha subito diversi cambiamenti intervenendo fra l’altro sulle modalità di comunicazione e sulle tipologie ricettive coinvolte. Vediamole di seguito brevemente:

• il D.M. 07 gennaio 2013 per la trasmissione dei dati degli alloggiati ha posto fine all’utilizzo delle schedine cartacee e previsto l’obbligo di utilizzo del Portale Alloggiati web, per il cui utilizzo occorrono dei codici di accesso che vanno richiesti alla questura di competenza;
• l’art. 19 bis del D.L. 113/18 ha esteso alle locazioni brevi l’obbligo di trasmissione delle generalità degli ospiti, sempre entro 24 ore dal loro arrivo;
• l’art. 5 del D.L. 53/19 ha previsto per i soggiorni non superiori a 24 ore, l’obbligo di comunicazione delle generalità delle persone alloggiate entro 6 ore dall’arrivo degli ospiti;
• il D.M. 16 settembre 2021 ha previsto una modalità di accesso sicuro al Servizio Alloggiati tramite autenticazione “forte” a due fattori. L’utente che accede al portale Alloggiati Web deve in pratica inserire, oltre al nome utente e la password, anche dei codici numerici da rilevare in un’apposita Scheda dei Codici.

Quali sono le responsabilità dei gestori di strutture ricettive e locazioni turistiche nel Servizio Alloggiati

Dall’analisi delle norme sopra descritte, vediamo di rilevare i vari obblighi di legge a cui sono tenuti i gestori di tutte le tipologie ricettive, anche per quanto riguarda l’utilizzo del portale Alloggiati Web.

Responsabilità nell’utilizzo del Servizio Alloggiati

Le credenziali consegnate al gestore devono essere utilizzate personalmente da lui o da altro soggetto identificato dall’ufficio di rilascio.

Responsabilità derivanti dall’obbligo di trasmissione dei dati degli alloggiati

I gestori di qualunque tipologia ricettiva possono fornire alloggio soltanto a persone munite di valido documento di identità o passaporto, le cui generalità devono essere trasmesse alla questura mediante l’utilizzo del Portale telematico Servizio Alloggiati. La trasmissione delle generalità degli ospiti va fatta entro 24 ore dal loro arrivo o entro 6 ore nel caso di soggiorni inferiori a 24 ore.

In caso di malfunzionamento del Servizio Alloggiati, la trasmissione delle generalità degli ospiti va fatta a mezzo fax oppure a mezzo posta elettronica certificata (PEC) alla questura territorialmente competente. Di seguito vedremo quali sono i dati da trasmettere.

A seguito della trasmissione, il Servizio Alloggiati rilascia un certificato di avvenuta comunicazione, il cui file deve essere scaricato sul pc (o su dispositivo mobile) e conservato per 5 anni. A questo proposito sarebbe utile procurarsi una memoria esterna o utilizzare un servizio online di archiviazione di file, come ad esempio Google Drive. Il download dei file dal portale Alloggiati Web va fatto tempestivamente, in quanto le ricevute restano disponibili per un massimo di 30 giorni dall’emissione.

Responsabilità in materia di tutela delle privacy

Il Garante della Privacy in una comunicazione ufficiale (newsletter n. 366 del 29 novembre 2012) ha dato parere favorevole alle modalità di trattamento dei dati adottata dal portale Alloggiati Web, che riconosce il giusto compromesso fra tutela della riservatezza e la disponibilità dei dati delle persone alloggiate per fini di pubblica sicurezza. Di seguito una sintesi di ciò che il Garante della Privacy ha approvato:

• l’accesso al portale con metodo di autenticazione “forte”;
• l’obbligo per il gestore di cancellare i dati trasmessi, in caso di trasmissione delle generalità delle persone alloggiate via fax o pec;
• il salvataggio dei dati in un’apposita struttura informatica del CEN (Centro Elettronico Nazionale della Polizia di Stato), con aree di memoria logicamente separate, in modo da consentire l’accesso al solo personale della Polizia di Stato territorialmente competente;
• la possibilità per gli operatori incaricati di accedere ai dati per soli 15 giorni e per soli fini di pubblica sicurezza e, per un massimo di 5 anni, agli ufficiali di p.g. e di p.s. addetti ai servizi investigativi;
• la cancellazione delle generalità delle persone alloggiate una volta decorsi i 5 anni dall’inserimento.

Sanzioni

L’art. 17 del T.U.L.P.S. prevede per la mancata comunicazione delle generalità delle persone alloggiate la sanzione dell’arresto fino a tre mesi o un’ammenda fino a € 206,00.

Cosa significa “generalità delle persone alloggiate” nel contesto del servizio Alloggiati

Il D.M. 07/01/2013 in un apposito “allegato tecnico” ha elencato le informazioni richieste dall’area di lavoro del portale alloggiati, che sono in pratica in dati degli alloggiati che devono obbligatoriamente essere trasmessi:

Ospiti singoli

• la data di arrivo degli ospiti;
• il numero dei giorni di permanenza;
• cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita;
• cittadinanza;
• tipo documento di identità utilizzato per il riconoscimento;
• numero del documento di identità e luogo di rilascio.

Nuclei familiari o gruppi guidati

I dati di cui sopra vanno inseriti solo per uno dei due coniugi (nel caso di famiglia) o del capogruppo (nel caso di gruppo guidato). Per ciascuno degli altri componenti vanno inseriti soltanto i seguenti dati:

• numero di giorni di permanenza;
• cognome, nome, sesso, data di nascita, luogo di nascita e cittadinanza.

Come posso accedere all’area di lavoro del portale Alloggiati Web

Il portale Alloggiati Web mette a disposizione dell’utenza un apposito manuale che spiega in modo abbastanza dettagliato come accedere al Servizio Alloggiati. Di seguito una sintesi per rendere l’accesso più semplice ed immediato:

• dall’area di lavoro del portale alloggiati inserire le credenziali (nome utente e password) rilasciate dalla questura e cliccare sul pulsante blu ACCEDI;
• si aprirà un tastierino numerico dove vanno digitati dei numeri utilizzando la Scheda dei Codici rilasciata dalla questura insieme a nome utente e password. La Scheda dei codici contiene dei numeri raggruppati in 16 gruppi. Il tastierino numerico mostra 2 dei 16 gruppi dove occorre digitare i numeri mancanti. Ad esempio, nel caso di cui all’immagine seguente i codici da digitare sono 0-7 e 1-9.

Fatto questo, cliccare sul pulsante blu ACCEDI e si aprirà la schermata della pagina iniziale che è composta da più sezioni:

• Menù dei servizi
• Una sezione principale che indica la questura competente
• Nome utente
• Una sezione secondaria che:
  • mostra l’ultima data di accesso e l’ultima data di cambio password;
  • consente di scaricare l’ultimo certificato di avvenuta comunicazione disponibile;
  • mostra dei link rapidi: manuale utente, normativa e recupero credenziali

Modalità di invio delle schedine

Per l’invio delle schedine il Servizio Alloggiati prevede una modalità manuale ed un’altra dove è sufficiente caricare un file generato da un altro sistema. Vediamole di seguito.

Inserimento manuale della schedina

Cliccando sulla voce di menù “Inserimento” si aprirà una schermata con un modulo online da compilare manualmente ed inviare.

Invio di file di schedina generata da altro sistema

Utilizzabile cliccando sulla voce di menù “file” e caricando il file della schedina precompilata generato dal portale regionale utilizzato per le comunicazioni statistiche. Cliccando poi sul pulsante “Elabora” il sistema verificherà la presenza di errori e se l’elaborazione avrà buon esito si potrà procedere con la trasmissione.

Cose importanti da sapere sulla trasmissione dei dati degli alloggiati

• Se dopo la trasmissione ci si accorge di un errore nei dati trasmessi, il sistema non consente all’utente di intervenire su di essi. L’unica possibilità è quindi la ritrasmissione dei dati degli alloggiati;
• nel caso di partenza anticipata non è possibile comunicare la variazione nel sistema;
• nel caso di partenza posticipata si dovrà effettuare una nuova trasmissione delle generalità delle persone alloggiate.

Cosa sono le tabelle di codifica nel Servizio Alloggiati

Si tratta di 4 file in formato CSV (comuni, stati, tipo documento e tipo alloggiato), scaricabili da chiunque dalla voce di sottomenù “Scarica Tabelle” del portale Alloggiati Web. Queste tabelle contengono dei codici numerici associati a varie voci e vengono utilizzate da aziende che producono software gestionali per strutture ricettive. Il Servizio Alloggiati prevede infatti l’integrazione del servizio in gestionali come ad esempio Octorate, che viene utilizzato dalla nostra agenzia per automatizzare l’invio delle schedine alla questura ed espletare altri servizi di burocrazia. Ciò al fine di consentire al gestore di dedicare più tempo alla cura degli ospiti. A questo proposito nell’area download del Portale Alloggiati è disponibile un manuale web-service rivolto agli sviluppatori, con tutte le informazioni tecniche a riguardo.

Come posso ottenere il certificato di avvenuta comunicazione dal Servizio Alloggiati

Una volta eseguito l’accesso all’area di lavoro del portale alloggiati, cliccare sulla voce di menù RICEVUTE e si aprirà una schermata con una tabella contenente l’elenco delle ricevute degli ultimi 30 giorni. Ogni riga della tabella contiene la data di invio, il numero di schedine inviate, il numero di protocollo ed un pulsante per scaricare la ricevuta in formato PDF firmato digitalmente dalla Polizia di Stato.

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