Alloggiati Web: guida completa per navigare nel Servizio Alloggiati

La comunicazione Alloggiati Web è uno di quegli adempimenti di cui tutti parlano, ma che pochi conoscono davvero fino in fondo. È obbligatorio? Chi deve usarlo? Vale anche per una sola notte? E cosa succede in caso di famiglie, minori? Si possono identificare gli ospiti mediante self check-in? In questa guida facciamo chiarezza su quando e perché è obbligatorio comunicare gli ospiti alla Questura, come ottenere correttamente le credenziali Alloggiati Web e quali sono gli errori più comuni che possono esporre a sanzioni, spesso anche senza rendersene conto. Abbiamo incluso anche alcuni casi pratici molto discussi (come l’ospitalità dei minori e il self check-in) su cui regna ancora molta confusione, aggravata da interpretazioni contrastanti e aggiornamenti normativi recenti. Se gestisci un affitto breve, una casa vacanze o una struttura ricettiva, questa guida ti aiuterà a capire cosa fare, quando farlo e soprattutto perché.

Cos’è Alloggiati Web e perché è obbligatorio

Il Servizio Alloggiati (oggi noto come Portale Alloggiati Web) è il sistema telematico della Polizia di Stato attraverso il quale i gestori di strutture ricettive e di locazioni brevi sono tenuti a comunicare le generalità delle persone alloggiate.

L’obbligo di trasmissione dei dati degli ospiti è previsto dal Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (T.U.L.P.S.), una normativa storica che risale al 1931 ma che, nel tempo, è stata adattata alle nuove modalità di ospitalità e alle tecnologie digitali.

In particolare, l’art. 109 del T.U.L.P.S. stabilisce che l’ospite debba essere identificato al momento dell’arrivo e che le sue generalità debbano essere comunicate alla Questura territorialmente competente, entro termini ben precisi.

Fino al 2013 questa comunicazione avveniva tramite la compilazione di schedine cartacee, consegnate fisicamente agli uffici di Polizia. Con l’introduzione del Portale Alloggiati Web, la trasmissione è diventata esclusivamente telematica, rendendo l’adempimento più rapido ma anche più rigoroso dal punto di vista dei controlli.

Nel corso degli anni, l’obbligo di comunicazione è stato progressivamente esteso anche alle locazioni brevi e aggiornato nelle modalità di accesso al portale, che oggi prevede sistemi di autenticazione più sicuri.

Evoluzione normativa del Servizio Alloggiati Web (in sintesi)

Nel corso degli anni, l’obbligo di comunicazione delle generalità degli ospiti ha subito diversi aggiornamenti normativi, che hanno inciso sia sulle modalità operative sia sulle tipologie di soggetti coinvolti.

In particolare:

• con il D.M. 7 gennaio 2013 è stato introdotto l’obbligo di utilizzo del Portale Alloggiati Web, superando definitivamente le schedine cartacee;
• l’art. 19-bis del D.L. 113/2018 ha esteso l’obbligo di comunicazione anche alle locazioni brevi;
• l’art. 5 del D.L. 53/2019 ha previsto, per i soggiorni inferiori a 24 ore, un termine ridotto di 6 ore dall’arrivo;
• il D.M. 16 settembre 2021 ha introdotto l’accesso con autenticazione forte a due fattori, mediante l’utilizzo della Scheda dei Codici.

Queste modifiche hanno progressivamente trasformato il Servizio Alloggiati in un sistema completamente digitale, con un impatto rilevante sull’organizzazione operativa di host e gestori.

Quali sono gli obblighi dei gestori su Alloggiati Web

I gestori di strutture ricettive e locazioni brevi, indipendentemente dalla tipologia, sono tenuti a rispettare specifici obblighi di legge in materia di identificazione degli ospiti e di trasmissione dei relativi dati attraverso il Servizio Alloggiati.

Le credenziali di accesso al portale Alloggiati Web sono rilasciate al titolare dell’utenza, che ne mantiene la piena responsabilità, anche nel caso in cui le operazioni vengano svolte da soggetti incaricati per suo conto.

Identificazione dell’ospite e trasmissione dei dati

L’alloggio può essere fornito solo a persone munite di un valido documento di identità o passaporto, necessario per verificarne l’identità.

Le generalità delle persone alloggiate devono essere trasmesse alla Questura territorialmente competente tramite il portale Alloggiati Web:

• entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite;
• entro 6 ore, nel caso di soggiorni di durata inferiore alle 24 ore.

In caso di malfunzionamento del portale, la comunicazione deve essere effettuata tramite fax o PEC alla Questura competente.

A seguito dell’invio, il sistema rilascia un certificato di avvenuta comunicazione, che deve essere scaricato tempestivamente e conservato per 5 anni, poiché resta disponibile sul portale solo per 30 giorni.

Su questo punto riceviamo spesso domande pratiche: se hai avuto difficoltà con tempi o modalità di invio, puoi raccontarcelo nei commenti.

Self check-in e identificazione dell’ospite: cosa dice oggi il quadro normativo

Come già visto nel paragrafo sugli obblighi del gestore, l’obbligo di identificare gli ospiti e di comunicare le loro generalità alla Questura, rappresenta uno dei pilastri più importanti del sistema di pubblica sicurezza per chi gestisce strutture ricettive o locazioni brevi.

È importante chiarire subito un punto fondamentale, spesso fonte di equivoci:
l’obbligo di identificazione dell’ospite è distinto dalle modalità tecniche con cui tale identificazione avviene e dalla successiva trasmissione dei dati tramite Alloggiati Web.
Nel tempo, proprio questa distinzione è stata oggetto di interpretazioni differenti, soprattutto con l’introduzione di strumenti digitali e soluzioni di web check-in.

Il tema del check-in, soprattutto quando avviene in modalità da remoto, non riguarda solo l’identificazione dell’ospite ma anche altri adempimenti operativi e organizzativi, che abbiamo analizzato in un approfondimento dedicato al check-in e agli obblighi burocratici per gli affitti brevi.

L’obbligo di identificazione dell’ospite secondo l’art. 109 T.U.L.P.S.

La norma impone al gestore di:

• identificare la persona alloggiata al momento dell’arrivo;
• verificare la corrispondenza tra documento e soggetto ospitato;
• trasmettere i relativi dati alla questura competente nei termini previsti.

La legge, tuttavia, non descrive in modo dettagliato le modalità operative dell’identificazione, lasciando spazio, nel corso degli anni, a prassi applicative diverse, soprattutto con riferimento all’uso di strumenti digitali.

La circolare del Ministero dell’Interno del 18 novembre 2024

Con la circolare del 18 novembre 2024, il Ministero dell’Interno aveva fornito una lettura particolarmente restrittiva dell’art. 109 T.U.L.P.S., sostenendo che l’identificazione dell’ospite dovesse avvenire necessariamente in presenza e che le procedure di web check-in o di riconoscimento da remoto non fossero idonee.

Questa interpretazione aveva di fatto escluso, in modo generalizzato, l’utilizzo di soluzioni digitali di check-in, incidendo in maniera significativa sull’organizzazione operativa di molti host e gestori.

La sentenza del TAR Lazio n. 10210 del 27 maggio 2025

Con la sentenza n. 10210 del 27 maggio 2025, il TAR Lazio ha annullato la circolare ministeriale, ritenendo che:

• l’obbligo di identificazione “de visu” non fosse espressamente previsto dalla norma primaria;
• la circolare introducesse un vincolo non stabilito dal legislatore;
• il divieto generalizzato di strumenti digitali risultasse sproporzionato.

Il TAR ha quindi riaffermato che l’identificazione dell’ospite non coincide automaticamente con la presenza fisica obbligatoria, aprendo alla possibilità di utilizzare soluzioni tecnologiche, purché idonee allo scopo.

La sentenza del Consiglio di Stato del 21 novembre 2025

Il successivo intervento del Consiglio di Stato (sentenza del 21 novembre 2025) ha ulteriormente precisato il quadro, senza però fornire una risposta semplicistica o valida in modo uniforme per ogni situazione.

Il Consiglio di Stato ha ribadito che l’obiettivo dell’art. 109 T.U.L.P.S. è garantire una effettiva tracciabilità delle persone alloggiate, e che tale finalità non può essere perseguita attraverso soluzioni puramente formali o automatizzate, prive di qualsiasi verifica concreta.

Allo stesso tempo, la sentenza non afferma che ogni forma di web check-in sia vietata, né esclude l’utilizzo della tecnologia in quanto tale.
Il punto critico evidenziato riguarda piuttosto le procedure di check-in totalmente automatizzate, basate esclusivamente sull’invio dei documenti e sull’accesso all’alloggio senza alcun controllo sull’identità effettiva dell’ospite.

Ne emerge un principio di equilibrio:
la digitalizzazione è ammessa, ma non può sostituire completamente ogni forma di verifica dell’identità, che resta una responsabilità in capo al gestore.

Ma cosa fare nella pratica?

Alla luce di questo quadro, è importante evitare semplificazioni estreme del tipo “il self check-in è sempre consentito” oppure “il self check-in è sempre vietato”.

In concreto:

• non esiste oggi una procedura unica valida per tutti;
• le prassi applicative possono variare a livello territoriale;
• le indicazioni operative possono essere fornite direttamente dalle Questure competenti.

Un approccio prudente e ragionevole consiste nel:

• utilizzare strumenti digitali di check-in senza rinunciare a una verifica effettiva dell’identità dell’ospite;
• evitare soluzioni completamente automatizzate, prive di qualsiasi controllo umano o visivo;
• adottare procedure coerenti, tracciabili e spiegabili in caso di controllo;
• ricordare che la responsabilità dell’identificazione e della correttezza dei dati trasmessi resta sempre in capo al gestore.

In altre parole, la tecnologia può essere un valido supporto organizzativo, ma non deve trasformarsi in una scorciatoia che svuoti di contenuto l’obbligo di identificazione.

Ospitalità gratuita, amici e parenti: quando non è obbligatoria la comunicazione

L’esonero dall’obbligo di comunicazione dei dati degli alloggiati opera nei casi in cui l’ospitalità avvenga a titolo di liberalità, vale a dire al di fuori di un rapporto riconducibile a un’attività ricettiva o di locazione a fini turistici, come chiarito dalla circolare del Ministero dell’Interno del 20 dicembre 2018.

È importante precisare che il carattere gratuito dell’ospitalità, di per sé, non è sufficiente a escludere l’obbligo di comunicazione: ciò che rileva è il contesto concreto in cui l’ospitalità avviene.
Quando l’immobile è inserito in un’attività di locazione breve o ricettiva effettivamente esercitata, l’obbligo di comunicazione tramite Alloggiati Web permane anche in assenza di corrispettivo, poiché la disciplina di cui all’art. 109 del T.U.L.P.S. si applica in funzione dell’attività svolta e non del pagamento ricevuto.

Diversamente, nei casi in cui l’attività di locazione breve o ricettiva sia di fatto sospesa (ad esempio per periodi limitati, con calendario chiuso e assenza di offerta al pubblico) e l’immobile venga utilizzato per ospitalità familiare o personale, senza finalità turistiche e senza rotazione di clientela, l’ospitalità può rientrare nei rapporti a titolo di liberalità, con conseguente esclusione dall’obbligo di comunicazione.

Su questo aspetto persiste tuttavia una marcata eterogeneità interpretativa, dovuta sia a letture differenti della normativa sia a prassi operative non sempre uniformi tra le diverse Questure, che talvolta forniscono indicazioni non perfettamente coincidenti tra loro. Proprio per questo motivo, la valutazione deve sempre essere effettuata caso per caso, tenendo conto delle modalità effettive di utilizzo dell’immobile e del contesto in cui l’ospitalità avviene.

La corretta qualificazione del rapporto (locazione, ospitalità gratuita, comodato) è fondamentale anche per individuare gli adempimenti di pubblica sicurezza applicabili, tema che abbiamo approfondito nell’articolo dedicato al contratto di locazione breve.

Ospitalità di cittadini extracomunitari o apolidi: obbligo di comunicazione specifico

⚠️ Attenzione
In caso di ospitalità di cittadini extracomunitari o apolidi trova applicazione una disciplina specifica, finalizzata a esigenze di pubblica sicurezza, che opera indipendentemente dalla tipologia di rapporto (locazione, comodato, ospitalità) e dal carattere oneroso o gratuito del soggiorno.

Ai sensi dell’art. 7 del D.Lgs. 286/1998 (Testo Unico sull’Immigrazione), chiunque, a qualsiasi titolo, dia alloggio o ceda il godimento di un immobile a favore di uno straniero o apolide è tenuto a darne comunicazione all’Autorità di Pubblica Sicurezza entro 48 ore dall’inizio dell’ospitalità.
Tale adempimento è comunemente noto come comunicazione di cessione di fabbricato.

È importante però chiarire un aspetto spesso fonte di confusione.
Le cessioni di immobili di durata non superiore a 30 giorni, quando rientrano in rapporti per i quali è già previsto l’obbligo di comunicazione delle generalità degli ospiti tramite il Servizio Alloggiati Web, non richiedono un’ulteriore comunicazione di cessione di fabbricato, in quanto l’esigenza di pubblica sicurezza risulta già soddisfatta dalla comunicazione effettuata ai sensi dell’art. 109 del T.U.L.P.S.

L’obbligo di comunicazione di cessione di fabbricato permane invece nei casi in cui la cessione dell’immobile superi i 30 giorni, come ad esempio nelle locazioni di durata superiore a 30 giorni, nelle locazioni abitative, nei comodati o in altri rapporti analoghi, per i quali non è prevista la trasmissione dei dati tramite Alloggiati Web.

La normativa non prevede un modello unico né una procedura standardizzata a livello nazionale: le modalità operative e l’eventuale modulistica devono pertanto essere verificate presso la Questura territorialmente competente, che può fornire indicazioni specifiche in base al contesto locale.

Si tratta di un obbligo autonomo, distinto e aggiuntivo rispetto agli adempimenti previsti dall’art. 109 del T.U.L.P.S., la cui inosservanza è soggetta a sanzione amministrativa da 500 a 3.500 euro.

Tutela della privacy nel Servizio Alloggiati

Il Garante per la protezione dei dati personali ha espresso parere favorevole sulle modalità di trattamento dei dati effettuate tramite il portale Alloggiati Web (newsletter n. 366 del 29 novembre 2012), riconoscendo il corretto bilanciamento tra tutela della privacy e esigenze di pubblica sicurezza.

In sintesi:

• l’accesso al portale avviene tramite autenticazione “forte”;
• i dati sono conservati presso il Centro Elettronico Nazionale della Polizia di Stato;
• l’accesso è limitato al personale autorizzato;
• i dati sono consultabili per fini di sicurezza per periodi definiti;
• le generalità vengono cancellate decorso il termine di 5 anni.

Sanzioni per mancata comunicazione degli ospiti

La mancata comunicazione delle generalità delle persone alloggiate comporta l’applicazione delle sanzioni previste dall’art. 17 del T.U.L.P.S., che possono consistere:

• nell’arresto fino a tre mesi, oppure
• in un’ammenda fino a 206 euro.

Anche omissioni apparentemente minori possono esporre a responsabilità, motivo per cui è fondamentale gestire correttamente l’adempimento.

Alloggiati Web e ospitalità dei minori

L’ospitalità di minori rappresenta uno degli aspetti più delicati nella gestione degli adempimenti di pubblica sicurezza e genera spesso dubbi tra host e gestori, anche a causa di indicazioni non sempre chiare fornite dalle piattaforme di prenotazione.

È quindi fondamentale distinguere le diverse situazioni e comprendere quando e a quali condizioni un minore può essere ospitato.

Principi generali sull’ospitalità dei minori

L’art. 109 del T.U.L.P.S. prevede l’obbligo di comunicazione delle generalità delle persone alloggiate e consente l’ospitalità esclusivamente di soggetti muniti di valido documento di identità.

Sul tema dell’ospitalità dei minori, il Ministero dell’Interno è intervenuto con la nota del 1° settembre 2008, prot. n. 557/PAS.13182.12012 (1), escludendo espressamente la possibilità di ospitare minori non accompagnati dai genitori, anche se muniti di documento di riconoscimento.

Cosa fare se si presenta un minore o se la prenotazione risulta intestata a un minore

Può accadere, nella pratica, che un minore si presenti direttamente in struttura oppure che la prenotazione risulti effettuata a nome di un minore, anche tramite piattaforme online che consentono tecnicamente la prenotazione a soggetti minorenni.

In tali situazioni, il locatore o gestore non deve limitarsi a verificare l’esistenza della prenotazione, ma è tenuto a valutare chi si presenta effettivamente al check-in e a che titolo.

In un’ottica prudenziale e conforme alle indicazioni dell’Autorità di Pubblica Sicurezza, si raccomanda di:

• non procedere al check-in né alla consegna delle chiavi se il minore si presenta da solo;
• contattare immediatamente i genitori o chi esercita la responsabilità genitoriale, per chiarire la situazione e verificare l’eventuale arrivo di un accompagnatore maggiorenne;
• richiedere, in caso di accompagnamento da parte di un adulto diverso dai genitori, la documentazione necessaria (assenso scritto, copie dei documenti);
• sospendere l’ospitalità fino a quando la posizione non risulti chiara e regolarizzata;
• nei casi dubbi o critici, contattare la Questura o le Forze dell’Ordine per ricevere indicazioni operative.

Minore accompagnato da persona diversa dai genitori

Nel caso in cui il minore sia accompagnato da un maggiorenne diverso dai genitori, l’ospitalità è ammessa solo se l’accompagnatore è in possesso di un assenso scritto di almeno uno dei genitori.

È buona prassi che il locatore:

• contatti almeno uno dei genitori (o entrambi in caso di dubbi);
• richieda conferma del soggiorno;
• acquisisca copia del documento di identità del genitore che ha rilasciato l’autorizzazione;
• conservi la documentazione.

In presenza di tali condizioni, il minore può essere considerato, ai fini degli adempimenti di pubblica sicurezza, facente parte del nucleo familiare dell’accompagnatore.

Anche in questo caso, qualora non sia possibile ottenere il consenso dei genitori, la procedura corretta è rivolgersi alla questura.

Prassi di settore e interpretazioni civilistiche

Accanto alle indicazioni fornite dal Ministero dell’Interno, esistono alcune prassi operative e interpretazioni di natura civilistica secondo le quali, in presenza di determinate condizioni, l’ospitalità di un minore non accompagnato potrebbe essere ritenuta ammissibile.

Secondo tali orientamenti, infatti, il soggiorno del minore verrebbe ricondotto a schemi civilistici quali:

• il contratto concluso dal genitore in favore del figlio minore;
• l’autorizzazione scritta dei genitori al soggiorno;
• la conservazione della documentazione a fini probatori.

👉 È importante chiarire però che questa impostazione NON coincide con la posizione dell’Autorità di Pubblica Sicurezza.

Si tratta infatti di interpretazioni dottrinali e prassi di settore, che:

• non sono indicazioni ufficiali dell’Autorità di Pubblica Sicurezza;
• non superano né sostituiscono le indicazioni del Ministero dell’Interno;
• non escludono possibili contestazioni in caso di controllo da parte delle Forze dell’Ordine.

In altre parole, anche se alcune letture giuridiche ritengono teoricamente possibile l’ospitalità del minore non accompagnato, tale scelta espone il gestore a un rischio concreto, che deve essere valutato in modo consapevole.

Linea Affitti Brevi 360: per ridurre al minimo il rischio, adottiamo e consigliamo un approccio prudenziale e aderente alle fonti ufficiali, valutando, nei casi dubbi o particolari, anche le indicazioni eventualmente fornite dalla Questura territorialmente competente.

Come posso accedere all’area di lavoro del portale Alloggiati Web

Il portale Alloggiati Web mette a disposizione degli utenti un’apposita area di lavoro, accessibile tramite credenziali rilasciate dalla Questura territorialmente competente.
Le modalità di accesso sono illustrate nel manuale ufficiale del Servizio Alloggiati, ma di seguito riportiamo una sintesi per comprendere come funziona l’autenticazione.

L’accesso avviene mediante:

• nome utente e password;
• un sistema di autenticazione “forte”, che richiede l’inserimento di codici numerici variabili.

Dopo aver inserito username e password, il sistema richiede infatti la digitazione di alcuni codici di sicurezza, da ricavare dalla Scheda dei Codici rilasciata insieme alle credenziali.
I codici sono organizzati in gruppi numerati e il portale indica di volta in volta quali cifre devono essere inserite.

Una volta completata correttamente l’autenticazione, si accede alla pagina iniziale dell’area di lavoro, strutturata in diverse sezioni, tra cui:

• un menu dei servizi, che consente di accedere alle funzioni principali del portale;
• una sezione principale che riporta la Questura di competenza e le informazioni di contesto;
• una sezione secondaria, dalla quale è possibile, tra l’altro:
  • verificare la data dell’ultimo accesso;
  • scaricare l’ultimo certificato di avvenuta comunicazione disponibile;
  • accedere ai link rapidi al manuale utente, alla normativa e alle funzioni di recupero credenziali.

Questa area rappresenta il punto di partenza per tutte le operazioni successive, dalla trasmissione delle schedine all’eventuale consultazione delle ricevute.

Una volta effettuato l’accesso all’area di lavoro, è possibile procedere all’inserimento e alla trasmissione delle comunicazioni degli ospiti, secondo le modalità previste dal Servizio Alloggiati.

Modalità di invio delle schedine

Per la trasmissione delle schedine alloggiati, il Servizio Alloggiati prevede due diverse modalità operative:

• l’inserimento manuale dei dati tramite il portale;
• l’invio di un file di schedina generato da un altro sistema.

Le due modalità hanno finalità e ambiti di utilizzo differenti, che vediamo di seguito.

Inserimento manuale della schedina

La modalità di inserimento manuale consente al gestore di compilare direttamente online la schedina alloggiati, inserendo i dati richiesti per ciascun ospite.

Accedendo al menu “Inserimento” dell’area di lavoro, si apre una schermata con un modulo da compilare, nel quale vanno indicati:

• i dati dell’alloggio;
• le informazioni relative al soggiorno;
• le generalità delle persone alloggiate, secondo quanto previsto dalla normativa.

Questa modalità è generalmente utilizzata da:

• host che gestiscono pochi alloggi;
• chi effettua comunicazioni saltuarie;
• chi non utilizza software gestionali o integrazioni automatiche.

Invio di file di schedina generata da altro sistema

In alternativa all’inserimento manuale, il Servizio Alloggiati consente di caricare un file di schedina generato da un altro sistema.

Accedendo al menu “File”, è possibile caricare il file contenente le comunicazioni precompilate.
Il sistema procede a una verifica formale dei dati e segnala eventuali errori. In caso di esito positivo, è possibile completare la trasmissione.

Questa modalità è utilizzata soprattutto quando:

• si opera tramite portali regionali per le comunicazioni statistiche;
• si utilizzano software gestionali che integrano l’invio verso Alloggiati Web;
• si gestiscono più strutture o un numero elevato di presenze.

L’invio tramite file consente una maggiore automazione delle operazioni, riducendo il rischio di errori ripetitivi e il tempo dedicato agli adempimenti.

Nota importante sulle integrazioni

Il Servizio Alloggiati mette a disposizione anche tabelle di codifica (ad esempio comuni, stati, tipi di documento e tipologie di alloggiato), utilizzate dai software gestionali per associare correttamente i dati da trasmettere.

Questo aspetto è particolarmente rilevante per chi utilizza sistemi integrati, ma non incide sulle responsabilità del gestore, che resta comunque tenuto alla correttezza e tempestività delle comunicazioni.

La scelta tra inserimento manuale e invio tramite file è uno dei punti su cui riceviamo più domande. Se utilizzi un gestionale o un portale regionale, puoi condividere la tua esperienza nei commenti.

Una volta effettuata la trasmissione, il sistema rilascia un certificato di avvenuta comunicazione, che rappresenta la prova dell’adempimento.

Cosa sono le tabelle di codifica nel Servizio Alloggiati

Il Servizio Alloggiati mette a disposizione alcune tabelle di codifica in formato CSV (ad esempio comuni, stati, tipologie di documento e tipologie di alloggiato), scaricabili dall’area dedicata del portale.

Queste tabelle non sono destinate all’utilizzo diretto da parte degli host e non rappresentano un adempimento ulteriore.
Vengono utilizzate principalmente da software gestionali e sistemi informatici che integrano l’invio delle schedine al Servizio Alloggiati, al fine di garantire che i dati trasmessi siano codificati in modo corretto e conforme alle specifiche tecniche del sistema.

Per chi effettua le comunicazioni manualmente tramite il portale Alloggiati Web, non è necessario consultare né scaricare queste tabelle: il sistema guida già l’utente nella corretta compilazione dei campi richiesti.

Indipendentemente dalla modalità di invio utilizzata, al termine della trasmissione il sistema rilascia una ricevuta che costituisce la prova dell’avvenuta comunicazione.

Come posso ottenere il certificato di avvenuta comunicazione dal Servizio Alloggiati

Una volta completata correttamente la trasmissione delle schedine, il Servizio Alloggiati rilascia un certificato di avvenuta comunicazione, che rappresenta la prova dell’adempimento dell’obbligo previsto dall’art. 109 T.U.L.P.S.

Il certificato può essere scaricato accedendo all’area di lavoro del portale e selezionando la voce di menu “Ricevute”.

All’interno di questa sezione è disponibile un elenco delle comunicazioni inviate negli ultimi 30 giorni, nel quale per ciascuna trasmissione sono indicati:

• la data di invio;
• il numero di schedine trasmesse;
• il numero di protocollo;
• il pulsante per scaricare la ricevuta in formato PDF, firmata digitalmente dalla Polizia di Stato.

Il certificato di avvenuta comunicazione deve essere conservato dal gestore quale prova dell’adempimento dell’obbligo previsto dall’art. 109 T.U.L.P.S.

La normativa non indica un termine di conservazione espresso. Tuttavia, in un’ottica prudenziale, è consigliabile conservare le ricevute per almeno 5 anni, in analogia ai termini ordinari di prescrizione delle sanzioni amministrative e alle prassi applicative in materia di controlli di pubblica sicurezza.

Considerato che le ricevute restano disponibili sul portale Alloggiati Web solo per un periodo limitato, è opportuno scaricarle tempestivamente e archiviarle in modo ordinato, preferibilmente in formato digitale.

Oltre a inviare correttamente le comunicazioni e a conservare le ricevute, è importante conoscere alcune regole operative e criticità ricorrenti nella gestione dei dati degli alloggiati.

Cose importanti da sapere sulla trasmissione dei dati degli alloggiati

Nella pratica quotidiana, gli errori più comuni non riguardano l’accesso al portale, ma la gestione di variazioni e correzioni dopo l’invio. È quindi utile sapere in anticipo come comportarsi per evitare comunicazioni incomplete o incoerenti.

Correzioni dopo l’invio: cosa si può (e cosa non si può) fare

Dopo la trasmissione, se ci si accorge di un errore nei dati comunicati (ad esempio un dato anagrafico errato o un numero documento inserito male), il portale non consente di modificare la comunicazione già inviata. In questi casi, la soluzione operativa è effettuare una nuova trasmissione corretta.

Partenza anticipata

Se l’ospite parte prima del termine del soggiorno inizialmente comunicato, non è richiesto alcun adempimento ulteriore sul portale Alloggiati Web.

Il sistema non prevede la possibilità (né l’obbligo) di rettificare la durata del soggiorno già comunicata in caso di partenza anticipata.
La comunicazione effettuata al momento dell’arrivo rimane quindi valida e corretta, in quanto riferita all’effettivo ingresso dell’ospite nella struttura.

Partenza posticipata

Se l’ospite prolunga il soggiorno rispetto a quanto inizialmente comunicato, è necessario effettuare una nuova trasmissione con i dati aggiornati, in modo che le informazioni risultino coerenti con la permanenza effettiva.