Comunicazioni alla Questura per gli affitti brevi: cosa devi sapere

La comunicazione dei dati degli ospiti alla Questura è un obbligo di pubblica sicurezza che riguarda ogni tipoligia ricettiva, compresi affitti brevi e le locazioni turistiche, sia in forma imprenditoriale, sia privata.

Ai sensi dell’art. 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (T.U.L.P.S.), come modificato dal Decreto Sicurezza n. 113/2018, chi dà alloggio per periodi fino a 30 giorni, deve comunicare i dati delle persone alloggiate alle Questure competenti, indipendentemente dalla tipologia contrattuale.

La trasmissione deve avvenire entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite o entro 6 ore in caso di soggiorno inferiore alle 24 ore. L’obbligo riguarda tutti i soggetti che concedono ospitalità, inclusi i locatori privati non professionali e privi di Partita IVA, ed è consentito fornire alloggio esclusivamente a persone munite di documento di identità valido.

La comunicazione avviene tramite il servizio telematico della Polizia di Stato Alloggiati Web, che costituisce lo strumento per adempiere all’obbligo. Se vuoi approfondire su questo aspetto, ti consigliamo di consultare la nostra guida dettagliata sul portale Alloggiati Web.

👉 In questa guida spieghiamo come funziona la procedura di comunicazione, quali dati devono essere trasmessi, entro quali termini e quali sono le responsabilità del gestore o del locatore.
La procedura di apertura e gestione dell’account Alloggiati Web è trattata in un articolo dedicato.

Quali sono gli obblighi dei gestori su Alloggiati Web

Chi concede ospitalità nell’ambito degli affitti brevi, delle locazioni turistiche o di altre forme di accoglienza è tenuto a rispettare una serie di obblighi legati alla comunicazione dei dati degli ospiti alle autorità di pubblica sicurezza.

Gli obblighi previsti dall’art. 109 T.U.L.P.S. non si esauriscono nella sola trasmissione dei dati, ma comprendono anche:

• il corretto riconoscimento dell’ospite;
• il rispetto delle tempistiche di invio;
• l’uso delle modalità di comunicazione previste;
• l’osservanza di un comportamento conforme alle indicazioni dell’Autorità di Pubblica Sicurezza.

Nei paragrafi che seguono analizziamo nel dettaglio le principali casistiche.

Identificazione dell’ospite e trasmissione dei dati

Prima di procedere alla comunicazione tramite Alloggiati Web, il gestore o il locatore è tenuto a riconoscere correttamente ogni ospite, verificando un documento di identità valido.

L’identificazione deve avvenire al momento dell’arrivo e riguarda tutte le persone alloggiate, senza distinzioni legate alla cittadinanza, all’età o alla durata del soggiorno.
La normativa non consente di ospitare persone sprovviste di un documento idoneo a consentirne l’identificazione.

I dati raccolti devono poi essere trasmessi alla Questura competente attraverso il portale Alloggiati Web:

• entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite;
• entro 6 ore, se il soggiorno ha una durata inferiore alle 24 ore.

La comunicazione deve riportare i dati di ogni singolo ospite che sono rinvenibili nei documenti di identità esibiti. Eventuali errori o omissioni nella fase di riconoscimento possono riflettersi direttamente sulla correttezza della comunicazione trasmessa.

La procedura di comunicazione è un adempimento obbligatorio e personale del soggetto che concede ospitalità, anche quando l’attività è svolta in forma non imprenditoriale o occasionale.

L’identificazione dell’ospite è solo una parte degli adempimenti legati al check-in: per una panoramica completa su obblighi, tempistiche e controlli, puoi approfondire anche la nostra guida sul disbrigo del check-in negli affitti brevi.

Ospitalità gratuita, amici e parenti

L’obbligo di comunicazione dei dati alla Questura non dipende dall’esistenza di un contratto di locazione né dal pagamento di un corrispettivo.
Ciò significa che, in determinate circostanze, la comunicazione può essere richiesta anche in caso di ospitalità gratuita, come nel caso di amici o parenti.

In linea generale, l’obbligo di comunicazione sussiste quando viene concessa ospitalità con modalità assimilabili a una vera e propria permanenza nell’immobile, indipendentemente dal fatto che vi sia o meno un pagamento.
Rientrano quindi nell’obbligo le situazioni in cui l’ospite:

• pernotta nell’immobile;
• utilizza l’alloggio in modo continuativo;
• ha la disponibilità delle chiavi o di uno spazio abitativo autonomo.

Diversamente, non si configura un obbligo di comunicazione nei casi di:

• visite diurne senza pernottamento;
• presenze occasionali e temporanee che non comportano una permanenza notturna;
• utilizzo dell’immobile in assenza di una reale attività di concessione di alloggio.

👉 In presenza di dubbi interpretativi o situazioni borderline, è consigliabile adottare un approccio prudenziale e procedere comunque alla comunicazione, evitando possibili contestazioni da parte dell’Autorità di Pubblica Sicurezza.

Quali dati devono essere comunicati alla Questura

Le informazioni da comunicare alla Questura tramite il servizio Alloggiati Web sono definite contenute in un apposito allegato tecnico del D.M. 07/01/2013 e riguardano ciascun ospite alloggiato.

In particolare, devono essere comunicati i seguenti dati:

• data di arrivo;
• numero dei giorni di permanenza;
• cognome e nome;
• sesso;
• data e luogo di nascita;
• cittadinanza;
• tipo e numero del documento di identità;
• autorità che ha rilasciato il documento.

L’obbligo di comunicazione riguarda tutti gli ospiti, per i quali devono essere indicati i dati richiesti dalla norma, secondo le modalità previste.

Comunicazione di minori e neonati su Alloggiati Web

Ai fini della comunicazione dei dati tramite Alloggiati Web, tutti gli ospiti devono essere registrati singolarmente, inclusi minori e neonati, senza distinzioni legate all’età.

L’obbligo di identificazione previsto dall’art. 109 T.U.L.P.S. riguarda ogni persona alloggiata e non ammette deroghe basate sul rapporto di parentela o sulla presenza di un “capo famiglia”.

Per l’identificazione dell’ospite è necessario un documento di identità valido o altro documento idoneo ad attestarne l’identità secondo le norme vigenti, come indicato anche nelle FAQ della Polizia di Stato.
Per i minori, i documenti ordinariamente idonei all’identificazione sono la carta d’identità o il passaporto.

⚠️ Certificato di nascita, tessera sanitaria o autocertificazioni dei genitori non costituiscono documenti di identità e non sostituiscono l’obbligo di identificazione ai fini della comunicazione Alloggiati Web.

Nella pratica possono verificarsi episodi isolati o soluzioni adottate in via eccezionale, ma tali prassi non modificano l’obbligo normativo e non garantiscono il gestore in caso di controlli.

👉 Approccio prudenziale
In presenza di minori o neonati, è consigliabile informare gli ospiti già in fase di prenotazione che anche i neonati devono essere muniti di un documento di identità valido.
Questa accortezza aiuta a evitare problematiche al momento del check-in e consente di gestire correttamente gli adempimenti di pubblica sicurezza.

Nuclei familiari e gruppi guidati

In caso di nuclei familiari o gruppi guidati, il sistema Alloggiati Web prevede una modalità di inserimento semplificata.

Per uno dei componenti (nel caso di famiglia) o per il capogruppo (nel caso di gruppo guidato) devono essere inseriti tutti i dati completi richiesti dal sistema, inclusi quelli relativi al documento di identità.

Per ciascuno degli altri componenti, è invece richiesto l’inserimento delle seguenti informazioni:

• numero dei giorni di permanenza;
• cognome e nome;
• sesso;
• data e luogo di nascita;
• cittadinanza.

Questa modalità riguarda esclusivamente l’inserimento tecnico dei dati e non incide sull’obbligo di riconoscimento personale di ciascun ospite, che resta in capo al gestore.

👉 Le modalità tecniche di inserimento dei dati e l’utilizzo operativo del portale Alloggiati Web sono approfondite in una guida dedicata.

Ospitalità di cittadini extracomunitari o apolidi

Nei casi di ospitalità fino a 30 giorni di cittadini extracomunitari o apolidi, la comunicazione dei dati tramite Alloggiati Web assolve anche agli obblighi di pubblica sicurezza connessi alla cessione di fabbricato. Non è quindi richiesta una separata comunicazione di cessione di fabbricato.

Resta invece fermo l’obbligo di comunicazione di cessione di fabbricato nei casi si ospitalità di durata superiore a 30 giorni, a prescindere dalla forma di cessione utilizzata (locazione, comodato, ecc…).

In tali situazioni, la comunicazione Alloggiati Web non va fatta.

Tutela della privacy nel Servizio Alloggiati (foto documenti, WhatsApp e conservazione)

La comunicazione dei dati tramite Alloggiati Web comporta il trattamento di dati personali degli ospiti. In questo contesto, la base giuridica del trattamento è normalmente l’adempimento di un obbligo legale (GDPR, art. 6), e ciò non richiede il consenso dell’ospite.

Anche quando il trattamento è obbligatorio, restano fermi i principi del GDPR, in particolare:

• minimizzazione (trattare solo i dati necessari),
• limitazione della conservazione (non conservare più del necessario),
• integrità e riservatezza (misure di sicurezza adeguate).

Foto/scan del documento: servono davvero?

Per l’adempimento Alloggiati Web è necessario comunicare i dati richiesti (definiti dalle specifiche tecniche del servizio) e non “archiviare” sistematicamente le copie/scansioni dei documenti.
La conservazione generalizzata di foto e scansioni dei documenti degli ospiti, se non necessaria, aumenta il rischio di violazione in quanto non coerente con i principi di minimizzazione e conservazione limitata.

Ricevere documenti via WhatsApp (o canali informali)

WhatsApp (così come email non protette o chat “generiche”) può essere comodo, ma espone a rischi pratici:

• copie che restano in chat, galleria foto, backup automatici;
• condivisione involontaria del dispositivo;
• difficoltà di gestire cancellazione, accessi e tempi di conservazione.

Non è una “proibizione assoluta”, ma è un comportamento che richiede molta prudenza, perché in caso di incidente (furto/smarrimento telefono, accesso non autorizzato, data breach) le conseguenze possono essere rilevanti.

Come procedere in modo più sicuro (approccio prudenziale)

Se vuoi ridurre al minimo i rischi, una prassi ragionevole potrebbe essere:

1. Raccogli solo i dati strettamente necessari per Alloggiati Web (non più del necessario).
2. Evita di chiedere l’invio della foto del documento se non è indispensabile: verifica l’identità e trascrivi i dati utili.
3. Se ricevi comunque foto/scan (perché l’ospite li invia spontaneamente): non salvarli in cartelle “documenti ospiti” o nella galleria;
4. disattiva (quando possibile) il download automatico media e i backup della chat;
5. cancella i file appena estratti i dati necessari e completata la comunicazione.
6. Proteggi i dispositivi usati per gestire i dati degli ospiti: PIN robusto/biometria, cifratura, accessi limitati, niente account condivisi.
7. Conserva la ricevuta di invio generata dal sistema (è la prova dell’adempimento), non archivi di documenti.
8. In caso di dubbi su procedure “non standard”, attenersi alle indicazioni della Questura competente e adottare un’impostazione prudente.

Ulteriori informazioni operative su Alloggiati Web

Di seguito tratteremo alcune questioni attinenti alla trasmissione della generalità degli alloggiati alla Questura.

Malfunzionamento del sistema Alloggiati Web

In caso di temporanea indisponibilità del portale Alloggiati Web, è possibile adempiere all’obbligo di comunicazione trasmettendo le generalità degli ospiti alla Questura territorialmente competente tramite posta elettronica certificata (PEC) o, ove ancora previsto, fax.

👉 In tali casi è consigliabile indicare chiaramente nell’oggetto che si tratta di una comunicazione sostitutiva per malfunzionamento del portale, conservando prova dell’invio.

Certificato di avvenuta comunicazione

A seguito dell’invio delle schedine, il sistema Alloggiati Web genera un certificato di avvenuta comunicazione, che costituisce la ricevuta digitale dell’invio effettuato.

Il certificato:

• viene reso disponibile il giorno successivo alla trasmissione;
• resta scaricabile dal portale per 30 giorni;
• è consigliabile conservarlo per 5 anni su supporto digitale.

👉 Non è richiesta la stampa del documento.

Errori nell’inserimento dei dati

Il sistema Alloggiati Web non consente la modifica dei dati già trasmessi alla Questura.

In caso di errore materiale (ad esempio errori di digitazione):

• la scheda errata deve essere annullata;
• occorre procedere a un nuovo inserimento con i dati corretti.

Variazione del periodo di permanenza degli ospiti

Il periodo di permanenza comunicato è quello dichiarato al momento dell’arrivo dell’ospite.

• In caso di partenza anticipata, non è possibile aggiornare la scheda già inviata e non è richiesto alcun ulteriore adempimento.
• In caso di partenza posticipata, è necessario effettuare un nuovo inserimento per il periodo aggiuntivo.

Inserimento dei dati degli ospiti stranieri

Per gli ospiti stranieri, nei campi:

• “luogo di nascita”,
• “nazionalità”,
• “luogo di rilascio del documento di identità”,

deve essere indicato lo Stato di provenienza, e non il comune o la provincia, come invece previsto per i cittadini italiani.

Integrazione tra Ross1000 e Alloggiati Web (alcune Regioni)

In alcune Regioni (ad esempio Piemonte, Lombardia e Calabria), per le comunicazioni statistiche è utilizzato il portale Ross1000. Si tratta del sistema statistico regionale a cui ci si deve obbligatoriamente iscrivere per richiedere il Codice Identificativo Regionale (CIR), oggi obbligatorio per affitti brevi, locazioni turistiche e strutture ricettive. In questi casi, può essere prevista un’integrazione tra Ross1000 e Alloggiati Web, che consente di adempiere contestualmente agli obblighi statistici e di pubblica sicurezza tramite un’unica comunicazione.